Praktische Tipps für ein schlankes Büro

Aufgeräumt in drei Schritten

Machen Sie klar Schiff in sämtlichen Bürobereichen. Gehen Sie schrittweise vor:

Sichten
Schauen Sie sich in Ruhe und mit etwas innerem Abstand in Ihrem Büro um. Überlegen Sie, ob Sie diese Gegenstände und Akten wirklich alle benötigen. Befinden sie sich an einem geeigneten Platz?

Sortieren
Fragen Sie sich bei allen Gegenständen:

  • Werden diese benutzt und sind sie funktionsfähig?
  • Akten und Unterlagen: Sind Aufbewahrungsfristen bzw. -wert ersichtlich und definiert?
  • Welche Gegenstände und Unterlagen können platzschaffend entsorgt werden?

Standardisieren
Richten Sie eine einfache und klare Ordnung ein. Schaffen Sie für alles einen fest definierten Ort.

  • Büromaterial: Richten Sie übersichtliche und beschriftete Bereiche für die Bevorratung ein.
  • Akten: Legen Sie eine standardisierte Ablageordnung fest und erstellen einen Aktenplan.

Der Vorteil klarer Strukturen liegt auf der Hand: Zeitraubende Suchaktionen entfallen, Ihre Nerven werden geschont und es bleibt mehr Zeit für die Erledigung der wesentlichen Aufgaben.

Archivieren – regelmäßig und richtig

Archivieren Sie regelmäßig Unterlagen, auf die Sie nicht mehr laufend zugreifen müssen. Beachten Sie die gesetzlichen Vorgaben und Aufbewahrungsfristen:

ABC der Aufbewahrungsfristen (PDF)
Aufbewahrungsfristen von A – Z (PDF)

Buchempfehlung
„Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht“
herausgegeben von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung, ISBN 9783503166206.

Das Buch beantwortet neben den Fragen wie lange und wo welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen auch die Frage in welcher Form aufbewahrt werden darf (Papierform oder elektronisch). Erhältlich u.a. bei thalia.de